Desktop -kalenderapplikationer er gode, hvis du altid er ved dit skrivebord, eller hvis du er flittig med at synkronisere med din PDA eller telefon. Men hvis du kan lide at rejse let, er det måske på tide, at du skifter til en kalender, som du kan få adgang til fra enhver internetterminal. Googles gratis Google Kalender er en af de mest robuste online -kalendere, der findes. Og jeg har varerne til, hvordan jeg får mest ud af Gcals avancerede funktioner.
Det er let at komme i gang med Google Kalender. Hvis du allerede har en Google -konto (f.eks. Til Gmail), behøver du ikke engang at tilmelde dig. Bare klik på Kalender øverst på Gmail -skærmen, eller surf til google.com/calendar og log ind. Hvis du ikke har en konto endnu, skal du klikke på Tilmeld dig Gmail på startsiden, indtast dit navn, opret en log -i navn, og vælg et kodeord og sikkerhedsspørgsmål.
Vælg dine visninger
Dagsordenvisning: Når du er logget ind på Google Kalender, kan du hurtigt skifte mellem dag, uge, måned og andre visninger ved at klikke på fanerne øverst i kalenderen. Agenda -visningen viser bekvemt dine aftaler i kronologisk rækkefølge, startende med den nuværende dato, uden at der er rod på en dag, uge eller måned.
Tilpasset visning: Fanen mærket 'Næste 4 dage' kan virke vilkårlig, men det er en perle af en funktion. Du kan tilpasse fanen til at vise din foretrukne tidsperiode fra to dage til fire uger. Klik på Indstillinger i øverste højre hjørne af skærmen (eller tryk på s), og rul derefter ned til 'Brugerdefineret visning' på fanen Generelt. Vælg en mulighed på rullelisten, og klik på Gem.
Hurtigt valg: En sej måde at vise en relevant dagstrækning på er at klikke og stryge over minikalenderen til venstre og vælge de dage, du ønsker. hoveddisplayet afspejler dit valg.
Genvejstast navigation: Det er let at bruge tastaturet til at navigere gennem din kalender. Bare tryk på d, w, m, x eller a for at springe til henholdsvis dag, uge, måned, brugerdefineret eller dagsorden. Tryk på n (for 'næste') eller p (for 'forrige') for at gå henholdsvis frem eller tilbage. (Eller tryk på tasterne j og k for at opnå de samme ting.) Tryk på t for at springe til dagens dato.
Lav datoer med skæbnen
Hurtige tilføjelser: Google Kalender giver et par enkle måder at tilføje elementer på: En måde er at klikke på Hurtig tilføjelse i øverste venstre område af kalendersiden (eller trykke på q) og begynde at skrive. Som en rigtig person går Google Kalender ud fra, at ord som 'mandag' og 'onsdag' refererer til dage i den aktuelle uge; og i overensstemmelse med denne forståelse tilføjer det varen til den relevante dag.
Klik og gå: En anden tilgang er at klikke på en dag eller et tidspunkt (afhængigt af din visning) i hovedkalenderen og begynde at skrive i boksen, der åbnes. Google Kalender genkender de fleste udtryk for tid (19.00, 19.00 osv.), Og den planlægger de tilhørende kalenderbegivenheder i overensstemmelse hermed.
Træk og slip: Skal du omplanlægge? Du kan nemt ændre datoer og tidspunkter ved at trække og slippe en aftale. Hvis en hel måned er synlig, ændres trækning kun dagen. Men hvis en dag- eller uges tidsplan vises, kan du når som helst også droppe for at ændre tiden.
Se og rediger: Dobbeltklik på enhver begivenhed for at se alle de tilhørende detaljer. Du kan ændre nogle detaljer på denne side; men ved større ændringer skal du klikke på begivenheden og vælge redigere begivenhedsoplysninger.
Let sletning: Skal du aflyse en begivenhed? Klik på et element en gang, og klik på Slet for at zappe det. Klik derefter på Slet (eller tryk på mellemrumstasten) for at bekræfte sletningen.
Del og del ens
Som standard er det kun dig, der kan se begivenheder i din kalender. Men du kan gøre hele kalendere-eller bare individuelle begivenheder-offentlige, hvis du vil.
Hvis du vil ændre standardindstillingen, skal du klikke på Indstillinger øverst til højre (eller trykke på s). Klik på fanen Kalendere. Klik på linket under Deling for at åbne den relevante kalender. Brug derefter afkrydsningsfelterne til at instruere Google Kalender i, om du vil dele alt med hele verden eller bare en delmængde deraf. For kun at dele med bestemte personer skal du lade disse afkrydsningsfelter stå tomme og bruge kontrolelementerne nedenunder til at tilføje navnene på de få privilegerede. Klik derefter på Gem.
Ser flere
Du kan have brug for forskellige kalendere til forskellige formål-f.eks. Arbejdsliv og socialt liv. For at imødekomme sådanne opdelinger skal du klikke på Tilføj under minicalenderen til venstre. Med flere kalendere kan du oprette brugerdefineret privatliv, deling og andre indstillinger for hver enkelt.
Levende farve: Du kan give teksten i hver af dine kalendere en brugerdefineret farve (brug pop op-menuen til højre for kalendernavnet), eller du kan bruge afkrydsningsfeltet til venstre for navnet til at vise eller skjule begivenheder på den kalender. Denne farvekodning gør alle posterne i en given kalender let at identificere på et øjeblik.
Vælg en kalender: Når du har flere kalendere, tilføjer Google Kalender en rulleliste til popupballonen Ny begivenhed, så du kan angive, hvilken kalender der skal vise den nye begivenhed. Hurtig tilføjelsesboksen er dog mindre fleksibel. Hvis du bruger Hurtig tilføjelse (tryk på q) til at oprette et element, tilføjer programmet din begivenhed til din første (øverste) eller hovedkalender, selvom du har skjult dens begivenheder.
Skift kalender: Hvis du vil flytte en begivenhed fra en kalender til en anden, skal du klikke på begivenheden og derefter klikke på rediger begivenhedsoplysninger. Vælg en anden kalender på rullelisten Kalender, og klik på Gem.
Offentlige kalendere: Du kan få din kalender til automatisk at vise helligdage, sportsbegivenheder, fjernsynsprogrammer eller andre ting af særlig interesse for dig. Bare klik på Tilføj over din kalenderliste, og vælg Tilføj en offentlig kalender. Vælg en kategori til venstre på siden 'Tilføj en offentlig kalender', og klik derefter på Føj til kalender for hver kalender, du vil tilføje. Du har hundredvis af muligheder at vælge imellem, lige fra tidsplaner for dine yndlingssportshold til koncertturneringsdatoer til kampagnestop for politiske kandidater.
Tilføj iCal-kalendere: Vil du integrere en webbaseret kalender, der er oprettet i iCalendar-formatet, som Apples iCal og Microsofts Windows Kalender bruger? Vælg bare Tilføj efter URL fra menuen Tilføj, og indtast den ønskede webadresse.
Skifte mening? Hvis du vil skjule eller slette en kalender fra din liste, skal du klikke på Indstillinger øverst til højre (eller trykke på s) og klikke på fanen Kalendere. Klik derefter på Skjul, eller klik på skraldespandikonet yderst til højre i kalenderen, som du henholdsvis vil undertrykke eller zappe.
Begivenheder og invitationer
En ung ven af mig omtalte for nylig Evite.com som 'old school'. Med de nyeste værktøjer til at sende invitationer indbygget i websteder som Facebook og Google Kalender kan han have ret. Hvis du vil invitere folk til en begivenhed i din kalender, skal du blot indtaste deres e-mail-adresser i feltet Gæst på siden med begivenhedsoplysninger. Klik på Gem, og Google Kalender tilbyder at sende dem en invitation.
Hvis en modtager bruger en Gmail-konto, vises begivenheden i den inviterede kalender (såvel som i invitationens e-mail-indbakke) med et spørgsmålstegnikon. Modtageren kan klikke på begivenheden og vælge Ja, Nej, Måske eller Slet direkte i kalenderen. Inviterede kan også bruge funktionen 'Tilføj en kommentar' under 'Diskuter denne begivenhed' til at efterlade noter, som gruppen kan læse.
RSVP-notifikationer: Hvis du vil modtage meddelelser om invitationer og svar, skal du klikke på pilen ud for kalendernavnet og vælge Meddelelser i lokalmenuen. (Eller klik på Administrer kalendere under listen over kalendere, og klik derefter på linket Meddelelser til højre for den ønskede kalender.) Brug betjeningselementerne nederst på denne side til at angive, om du vil have besked via e-mail eller via SMS . (For mere om SMS -beskeder, se 'Going Mobile' nedenfor.) Disse indstillinger påvirker naturligvis kun, hvordan du får besked, ikke hvordan dine gæster er. De bliver nødt til at konfigurere deres præferencer på deres egne kalendere.
Snooze -advarsler: Ved udstationeringstidspunktet for denne artikel havde Google netop tilføjet en ny funktion til Google Talk Labs Edition. Hvis du bruger Google Talk, sender den nye funktion kalendermeddelelser til dit skrivebord og lader dig slumre påmindelser med et enkelt klik. Denne Windows-hjælpeprogram gør håndtering af meddelelser i Gcal langt mere praktisk.
Tag det udenfor
Måske har du brug for, at dine kalenderoplysninger vises et andet sted end i Google Kalender. Med Google Kalender kan du udskrive, gemme og integrere din kalender på andre websteder. Udskrivningsikonet (ved siden af fanerne Dag, Uge og Måned) lader dig udskrive din aktuelle visning eller eksportere den som en Acrobat PDF, uanset om du har Acrobat installeret på dit system eller ej.
Hvis din kalender er betegnet som offentlig (se 'Del og del ens'), kan du integrere den på et andet websted eller en anden blog. Klik på pilen til højre for dit kalendernavn, og vælg Kalenderindstillinger. Rul ned på siden, der vises, og kopier koden ud for Integrer denne kalender for at offentliggøre oplysningerne på et websted. Klik på knappen for det relevante format (XML, iCal eller HTML) for at få adressen på din kalender til det format, så du kan give kalenderadgang til feedlæsere og anden software.
Hvis du vil være i stand til at kontrollere din kalender uden at logge ind, skal du bruge knapperne i sektionen Privat adresse for at få URL'en til en skrivebeskyttet version af din kalender.
Går mobil
Hvis din eksisterende kalender ikke kan synkroniseres med din mobiltelefon eller anden mobilenhed, finder du Google Kalender særligt praktisk. Du kan bruge telefonens sms -funktion til at få påmindelser om kommende aftaler eller til at sende nye til Google Kalender. Selvom Google Kalender er gratis, kan det koste dig at have sms'er sendt til din telefon, afhængigt af din mobiloperatørs plan.
For at få disse funktioner skal du registrere din telefon med Google Kalender. Klik på Indstillinger eller tryk på s under Kalenderindstillinger, og klik derefter på fanen Mobilopsætning. Udfyld oplysningerne for dit land, telefonnummer og transportør. Du kan se en komplet liste ved at klikke på Hvilke transportører understøttes ?; klik derefter på Send verifikationskode. Når du modtager koden som en tekstbesked på din telefon, skal du notere dette nummer og indtaste det i feltet Verifikationskode. Klik på Afslut opsætning, og klik derefter på Gem.
Når du har registreret dit telefonnummer i Google Kalender, kan du bruge det til almindelige kalenderopgaver. Få f.eks. Oplysninger fra din telefon ved at sende en sms til 48368 (GVENT): Indtast næste for at få det næste planlagte emne i din kalender, dag (for at få hele dagsordenen eller nday for at få morgendagens dagsorden. Hvis du sender noget mere prosaisk som 'Få en klipning hos Joe på tirsdag kl. 11', vil Google kalender oprette en ny begivenhed for dig, ligesom den gør, når du bruger funktionen Hurtig tilføjelse.
I øjeblikket fungerer SMS -funktionerne kun i USA, og du kan aftale at få data kun 24 timer i forvejen. I mine tests fungerede det kun for hovedkalenderen (første), selvom jeg havde mere end én kalender oprettet. Du kan bruge GVENT med telefoner på de fleste amerikanske mobilselskaber-nemlig Alltel, AT&T, Cellular One, Cincinnati Bell, Dobson Communications, Nextel, Qwest, Sprint, T-Mobile, U.S. Cellular, Verizon og Virgin.
Automatiske advarsler: For at modtage meddelelser automatisk via tekstbeskeder skal du klikke på pilen ud for kalendernavnet og vælge Meddelelser. Klik på Tilføj en påmindelse ud for 'Begivenhedspåmindelser' for at angive standardmetoden (pop-up, e-mail eller SMS) og tidspunktet for at modtage påmindelser. Hvis du vil have flere påmindelser (f.eks. En dag før, en time før og 10 minutter før en begivenhed) eller påmindelser af flere slags, skal du klikke på Tilføj en anden påmindelse så mange gange som nødvendigt for at angive dem alle. Skifte mening? Klik på Fjern ved siden af den påmindelse, du ikke vil have.
opskrift på kalkunsalatsandwich
Helt færdig? Klik på Gem. Gentag for hver kalender på din liste til venstre, som du har brug for påmindelser og meddelelser til.
Du kan naturligvis vende tilbage til denne dialogboks for at annullere eller ændre dine meddelelser, hvis dine nuværende indstillinger ikke fungerer for dig. Alternativt kan du sende SMS'en 'STOP' til 48368 (GVENT) for at stoppe alle meddelelser for alle kalendere.
Hold det hele synkroniseret
Google Kalender kan importere data fra andre kalendere i formaterne iCal eller CSV (kommaadskilte værdier). Dette er praktisk, hvis du planlægger at migrere din tidsplan til Google en gang for altid. Men for folk, der ønsker at bruge både Google og Outlook, laver Google et værktøj, der holder data fra begge kilder synkroniseret med hinanden.
Import fra iCal eller Yahoo: For at importere data fra en kalender skal du først eksportere dem til en fil. For eksempel skal du i Apple iCal vælge den kalender, du vil eksportere, og vælge Fil, Eksporter. Navngiv derefter filen og gem den. I Yahoo Kalender skal du klikke på Indstillinger øverst til højre og derefter klikke på Importer/eksporter under Administration. Klik på knappen Eksporter under 'Eksporter til Outlook'. Gem filen til en ønsket placering.
Import fra Outlook: Outlook -brugere har mere end én mulighed. Hvis du har en enkelt kalender i Outlook, er det sandsynligvis lettere at importere dataene ved hjælp af Googles synkroniseringsværktøj (se 'Google Kalendersynkronisering' nedenfor). Men hvis du har flere kalendere i Outlook, er det bedre at eksportere dem til en separat fil én ad gangen. For at gøre det i Outlook skal du vælge Fil, Import og eksport og vælge Eksporter til en fil. Klik på Næste, og vælg kommaseparerede værdier (Windows). Klik på Næste, vælg en kalender, og klik på Næste igen. Fortsæt med at følge trinene i guiden. Når du bliver bedt om et datointerval, anbefaler Google, at du ikke angiver data mere end et år. Du skal muligvis gentage eksportprocessen for hvert år, du vil eksportere, og importere dem til Google Kalender én ad gangen.
Når dine data er gemt som en fil, skal du gå til Google Kalender, klikke på Tilføj under minikalenderen til venstre og vælge Importer kalender. Klik på Gennemse under fanen Importer kalender for at finde og vælge din kalenderfil. Brug derefter rullelisten til at angive, hvilken kalender der skal modtage dataene. Klik derefter på Importer.
Google Kalender -synkronisering: Outlook -brugere, der ønsker at bruge Googles synkroniseringsværktøj, kan downloade det fra dette link. Når du har gemt og færdig med at downloade filen, skal du køre installationsprogrammet. Som en del af installationen instruerer programmet dig i at identificere din Google -konto og adgangskode, angive hvilken retning (eller begge dele) du vil synkronisere oplysninger i, og angive, hvor ofte værktøjet skal udføre denne opgave. Værktøjet kører i baggrunden, mens du arbejder; du kan når som helst ændre mulighederne ved at højreklikke på ikonet Google Kalender-synkronisering i proceslinjebakken og vælge Valgmuligheder.
Google Kalendersynkronisering er en let og smertefri måde at sikre, at dine Outlook- og Google -kalendere altid har de samme oplysninger. Men værktøjet kan kun synkronisere din standard Outlook -kalender og din primære (første) Google -kalender. For mange mennesker er det nok.